Säännöt

Yhdistyssäännöt

muutettu 3.4.2015, tarkistettu 10.9.2016

1§
Yhdistyksen nimi on H. P. Lovecraft – historiallinen seura ry ja sen kotipaikka on Helsinki.

2§
Yhdistyksen tarkoituksena on ylläpitää ja edistää kiinnostusta kauhukirjallisuuteen, edistää H. P. Lovecraftin henkilön ja työn tuntemusta ja tutkimusta Suomessa, edistää jäsentensä kirjallisia harrastuksia ja jakaa tietoa H.P. Lovecraftin ajan maailmasta sekä tukea roolipelitoimintaa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää jäsenilleen luentoja ja kursseja, järjestää roolipelitilaisuuksia, järjestää lukupiirejä ja ylläpitää yhteyksiä muihin vastaaviin yhdistyksiin Suomessa ja ulkomailla. Yhdistys ylläpitää voittoa tavoittelematta tarkoitukseen soveltuvaa kirjastoa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi harjoittaa julkaisutoimintaa, ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta ja toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan rahankeräyksiä ja arpajaisia ja harjoittaa anniskelutoimintaa järjestämiensä tilaisuuksien yhteydessä.

3§
Yhdistykseen jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen.

Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4§
Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni.

5§
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

6§
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

Kunniajäsenilta tai kunniapuheenjohtajilta ei peritä liittymis- eikä jäsenmaksua.

7§
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja vähintään kaksi ja enintään kuusi muuta jäsentä.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

8§
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin; varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

9§
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään neljätoista vuorokautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään seitsemän vuorokautta ennen vuosikokousta hallitukselle.

10§
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

11§
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään neljätoista vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen, ilmoituksella yhdistyksen vuosikokouksen määräämässä sanoma- tai paikallislehdessä tai yhdistyksen kotisivuilla.

Yhdistyksen kokoukseen ja hallituksen kokoukseen voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla taikka erityisestä syystä postitse kokouksen aikana tai ennen kokousta. Ohjeet etäosallistumiseen lähetetään jäsenille kokouskutsun yhteydessä.

12§
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen esityslista
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9. valitaan yksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
10. käsitellään muut mahdolliset asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

13§
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.